Admin+ is een database programma geschikt voor verenigingen of uw persoonlijke administratie

Het programma heeft twee hoofdonderdelen: 1: Het ledenbestand en 2: De boekhouding. Deze zijn direct te bereiken via de Tabbladen van het hoofdscherm.

Daarnaast zijn er diverse programma onderdelen via de menubalk te bereiken.

FILTEREN EN SORTEREN

Met de filter optie kunt u een selectie van de leden op het scherm zetten. Het filter vervalt weer zodra u het opheft of het programma verlaat.

De leden zijn op vier mannieren te sorteren: op volgorde van het Lidnummer, op alfabetische volgorde van de Naam, op volgorde van de Geboorte Datum

en tenslotte op volgorde van PostCode.

Filter en Sorteervolgorde hebben invloed op ALLE onderdelen van het programma; zoals afdrukken van lijsten en het (voorbereiden) van de declaraties.

Het Filter wordt ingesteld via de knop op de onderbalk. Rechts van deze knop ziet u de selectiecriteria en het aantal geselecteerde leden.

De Sorteervolgorde stelt u in met een druk op de Titel van de gewenste Kolom.

Naar Index

INSTELLINGEN

Via de menukeuze Bestand - Instellingen krijgt u een scherm waarop u éénmalig een aantal zaken vastlegt. Zie verder Help Printer.

LEDEN - CODE'S GEVEN - SNEL ZOEK CODE

De snelzoekcode is bedoeld om op een zeer snelle manier een aantal leden een (tijdelijke) code te geven,

om ze daarna via het FILTER te selecteren en er iets mee te doen.

De andere code's hebben een permanenter karakter, zie hiervoor bij Help Contributies.

Naar Index

BESTAND - BACKUP MAKEN

Eerst krijgt u een scherm waarin u de bestemming kunt kiezen. Diskette, CD brander of andere bestemming zoals harde schijf of verwisselbaar medium.(memorystick)

Kiest u 'andere bestemming' dan moet u nog u nog aangreven wat de Drive-letter van die bestemming is.

In geval van diskette wordt eerst gevraagd een diskette te formatteren.

Er verschijnt een 'ballon' rechtsonder, klik in het midden van de ballon en volg de aanwijzingen.

Heeft u de ballon gemist, ga dan naar via (Deze) Computer naar de CD of DVD brander. U ziet de map AdminCD in de wachtrij staan.

Klik op 'Deze bestanden op CD zetten' ( XP ) of 'Op schijf branden' ( Vista en Windows7 ).

De methode van branden die Admin+ bij Vista en Windows7 gebruikt is “gemasterd” en niet volgens het “Life File System”.

BESTAND - BACKUP OPHALEN

Hiermee zet u de databestanden die u met Backup Maken had weggezet, weer terug naar de Admin+ database.

De bestanden in de database gaan dus verloren en worden vervangen door de bestanden van de diskette.

Naar Index

Admin+ kent drie soorten contributies:

Ten eerste de gewone standaard periodieke bijdrage die ieder lid moet betalen. In Admin Contributie genoemd. U kunt verschillende contributie-klassen aanmaken.

Maar elk lid kan maar in één klasse ingedeeld worden.

Ten tweede een gelegenheids bijdrage. In Admin Doelbijdrage genoemd. Bijvoorbeeld voor het innen van geld bij de deelnemers aan een clubreisje.

Ook hier zijn meerdere Doelbijdrage-klassen mogelijk, maar elk lid kan maar bij één ingedeeld worden.

Ten derde een Vrijwillige bijdrage. Hierbij kunt u nota's of acceptgiro's met opengelaten bedrag afdrukken. Ook hier meerdere klassen mogelijk.

Ledenbestand en Boekhouding zijn aan elkaar gekoppeld door de declaratie module en het debiteuren bestand.

Om het systeem op te zetten gaat u als volgt te werk: (het hele verhaal geldt voor al de 3 contributie typen)

1: Ga naar Boekhouden - Grootboek.

Bekijk hoeveel Contributie klassen u wilt maken. Voor elke klasse maakt u een aparte Grootboek Ontvangsten Rekening aan. (rekening 100 tot 490)

Op deze rekening (rubriek) wordt bij de ontvangst van de contributie het bedrag geboekt. Zie hiervoor bij Help Boekhouding.

2: Elke Grootboekrekening geeft u een Titel. Deze titel komt bij het declareren als omschrijving op de nota of acceptgiro.

3: In het vakje CDV vult u een C,D of V in om aan tegeven of het om een Contributie, Doelbijdrage of Vrijwillige bijdrage gaat.

4: In het vakje Contributie vult u het bedrag van de contributie in.

5: Ga naar Leden - Code's Geven. Kies Contributie Code's, Doelbijdrage Code's of Vrijwillige Bijdrage Code's.

U krijgt nu een nieuw scherm waarin u kunt aangeven welke code u gaat toekennen. Verdere instructies vindt u op dat zelfde scherm.

6: Ga naar Contributies - Voorbereiden Declaraties. Maak uw keuze. Hier wordt de feitelijke declaratie gedaan zonder afdrukken.

Van te voren eventueel de sorteer volgorde van de ledenlijst (bv postcode) en filter instellen.

7: Nu komt u automatisch bij Contributies - Afdrukken Declaraties terecht.

De voorbereiding die het laatst gedaan heeft is nu geselecteerd. De faktuurnummers van deze Run lopen van Eerste tot Laatste.

Loopt het papier vast dan kunt u het mislukte gedeelte overdrukken door Eerste en of Laatste aan te passen.

Contributies - Afdrukken Declaraties heeft heeft diverse opties die voor zich spreken.

(Het afdrukken op kettingformulieren is met ingang van versie 8.0 niet meer mogelijk.)

Naar Index

WEL CONTRIBUTIENOTA'S AFDRUKKEN, MAAR DE BOEKHOUDING NIET GEBRUIKEN.

Wilt u contributienota's afdrukken, zonder gebruik te maken van de ingebouwde boekhouding, dan kunt u dat aangeven bij: Bestand - Instellingen.

Dit biedt u de mogelijkheid om niet te blijven zitten met een gevuld debiteuren-bestand.

Het Debiteuren-bestand wist u via: Contibuties - Oude Declaraties Wissen.

Een bijkomend voordeel is dat het niet meer nodig is om de Boekjaar Afsluiten procedure te gebruiken om niet op 31 decenber te blijven steken.

Naar Index

GROOTBOEKREKENINGEN

De Saldorekeningen of Dagboekrekeningen hebben nummers onder de honderd. Dit zijn rekeningen als: Kas, Bank, Giro of Spaarpotje.

Elk in of uitgaand bedrag wordt op één van deze rekeningen geboekt. Tegelijker tijd wordt het bedrag ook geboekt bij een rekening boven de honderd.

Dit zijn de Uitsplitsingen of Rubrieken. 100 tot 500 zijn voor de opbrengsten en 500 tot 1000 voor de kosten. Rekening 1000 is voor de kruisposten.

Tenslotte zijn er de BTW rekeningen.

Houd bij het indelen van de Saldorekeningen rekening met de Grafiek.Wilt u een overzicht van het verloop van het totaal vermogen,plaats dan alle rekeningen in 1 groep (11-19)

Wilt u juist elke rekening afzonderlijk zien, plaats dan elke rekening in een eigen groep. b.v. 11, 21, 31 enz.

Naar Index

VERZAMELREKENING

Elke rekening met een nummer eindigend op 0 is een Verzamelrekening. Hier kunt u niet op boeken. Deze rekeningen zijn verzamelingen van de 9 er op volgende

rekeningen. Dit kan de Saldibalans overzichtlijker maken.

Bijvoorbeeld 610 HUISVESTING, 611 Huur, 612 Gas, 613 Water, 614 Licht. 610 is dus een optelling van de daarop volgende rekeningen.

De verzamelrekeningen tellen altijd op ook al gebruikt u ze niet. Neemt u later een verzamelrekening in gebruik dan staat het verzamelbedrag er vast in.

Naar Index

HET AANMAKEN VAN GROOTBOEK REKENINGEN

U gaat naar Boekhouden - Grootboek. Links staan de invulvelden en rechts de reeds aangemaakte rekeningen. Klik op een rekening in de tabel om die te bewerken.

Boven staan de knoppen om door het grootboek te bladeren, plus een knop voor Opslaan en één voor Annuleren. Om wat sneller te kunnen bladeren kunt u rechts

ook eerst op een honderdtal of een bestaande rekening klikken en dan verder bladeren.

Naar Index

BTW

Als u BTW-plichtig bent dan gaat u naar Bestand - Instellingen. U vinkt het vakje BTWplichtig aan. Bij tarief 1 vult u het percentage 6 in en bij 2 het percentage 19.

Komen er later meer tarief groepen dan zijn er nog 6 vakjes. (tariefgroep 0 = geen BTW). Vervolgens vult u in onder welke tariefgroep de contributies vallen. (0 - 8)

Sommige verenigingen hebben een BTW-vrij voet op de gewone contributie.

De grootboekrekeningen waar de BTW bedragen naar toe gaan worden automatisch in gebruik genomen.

N.B. U kunt alleen aan het eind van een Periode of het Boekjaar wisselen. Wordt u midden in het jaar BTWplichtig, dan sluit u de lopende periode af, vervolgens vult u

bij Bestand - Instellingen in dat u BTWplichtig bent.

Naar Index

AFDRUKKEN PERIODEBALANS of JAARBALANS

U kunt zovaak afdrukken maken als u wilt dit heeft geen invloed op de boekhouding.

Indien u BTWplichtig bent, wordt er tevens een BTW-verslag gemaakt dat u kunt gebruiken voor het afdragen van de geïnde BTW.

AFDRUKKEN REKENINGKAARTEN en DAGBOEKEN

Rekeningkaarten zijn afdrukken van alle boekingen gesorteerd op volgorde van Rubriek. Dagboeken zijn de afdrukken gesorteerd op Dagboek of Saldorekening.

Naar Index

DE BEGINSALDI VAN DE DAGBOEKEN PLAATSEN

Om bij de eerste start van de boekhouding de Beginsaldi te plaatsen gaat u als volgt te werk. Stel u heeft 100 gulden op de Bank staan. U gaat naar Inboeken kiest

het dagboek van die bank, klikt bij Soort op Inkomsten, kiest een willekeurige Rubriek, datum overslaan, BTW 0 (nul) kiezen, bij bedrag 100 invullen.

Deze procedure herhaalt u voor ALLE Dagboeken. Als u klaar bent gaat u naar Boekhouden - Boekjaar Afsluiten. Dan Afsluiten. Klaar. Als de boekhouding eenmaal

draait kunt u dit alleen maar doen vlak na het afsluiten van het boekjaar anders moet u alles over typen.

Naar Index

GRAFIEK

De grafiek start zodra u het programma voor het eerst gebruikt.

Wilt u een bestaande grafiek wissen en opnieuw beginnen, typ dan OPNIEUW in het vakje linksonder.Druk dan op de Entertoets.

Naar Index

Het tabblad Inboeken is het werkend hart van de hele boekhouding.

De onderste helft van het scherm toont de laatste boekingen. De laatste staat bovenaan. Wilt u een anders gesorteerd overzicht dan kunt u kiezen door op de

kolomtitels te klikken.

Alle keuze vakjes DAGBOEK, RUBRIEK en FACTUURNUMMER zijn met de pijl-naar-beneden-toets te openen. Met pijl op en neer kunt u verder bladeren.

(dit gaat sneller dan met de muis) Ook in het keuze vak SOORT werken de pijlen op en neer.

DAGBOEK: U moet er één kiezen.

SOORT

Voor gewone ontvangsten of uitgaven kiest u Inkomsten of Uitgaven; daarna gaat u naar Rubriek.

Heeft u zelf een contributie nota verstuurd, dan kiest u Contributies; u gaat daarna naar Faktuurnummer.

Ook binnenkomende vrijwillige bijdragen waar een acceptgiro voor is verstuurd boekt u af via Contributies.

Zie verder bij Kruisposten en Correcties.

Naar Index

KRUISPOSTEN

Boekt u geld van het ene Dagboek naar het andere dan gaat dat via Kruisposten. Bijvoorbeeld u stuurt een bedrag van de giro naar de bank.

Als het giroafschrift binnenkomt gaat u naar Dagboek Giro, kiest Kruisposten, Datum, Bedrag met een MINteken er voor omdat het eraf gaat.

Komt het bankafschrift binnen dan gaat u naat Dagboek Bank, kiest Kruisposten, Datum, Bedrag (zonder teken) omdat het erbij komt.

CORRECTIES

Heeft u zich bij het inboeken vergist, dan kunt u dit corrigeren door opnieuw het zelfde Dagboek , de zelfde Rubriek en Datum (en zelfde BTWgroep) te kiezen;

vervolgens plaatst u een MINteken voor het Bedrag.

Gaat het om een verkeerd afgeboekte CONTRIBUTIE, kies dan het zelfde Dagboek en bij Soort kiest u voor Correcties.

Bij Faktuurnummer vindt u dan de boeking terug. Een druk op Opslaan voert de correctie uit. Dit geldt zelfs voor afgeboekte vrijwillige bijdragen.

Naar Index

BTW

Indien u BTWplichtig bent vult u in het vakje BTW een 0, 1 of 2 in ,dat voor nul, laag respectievelijk hoog tarief staat. (meer tariefgroepen zijn ook mogelijk).

Daarna vult u bij Bedrag het volledige bedrag in inclusief de BTW; het programma zorgt er verder voor dat alles correct wordt afgeboekt.

Heeft u een nota met gemengd tarief gekregen, dan kunt u ook met de hand uitsplitsen: het bedrag ex-BTW met tariefgroep 0 op de bedoelde Rubriek,

en elk afzonderlijk BTW-bedrag op de BTW-rekening die u ook in het Rubrieklijstje vindt.

Ontvangt u direct geld terug van de belastingdienst dan boekt u dat op rekening 499. Heeft u BTW afgedragen dan boekt u dat op rekening 999.

Naar Index

DATUM

Het invullen van de datum gaat volgens het schema ddmmjj ingevuld. Het datumscheidingsteken wordt automatisch ingevuld.

Meestal hoeft u alleen de dag te wijzigen. U vult dan 2 cijfers voor de dag in, gevold door Enter.

BEDRAG

Bij Soort had u al aangegeven of het om inkomsten of uitgaven ging; daarom hoeft u hier geen teken voor het bedrag te plaatsen tenzij het om een correctie boeking

gaat of een kruisposten boeking. Zie hiervoor bij Correcties en Kruisposten. Als decimaal teken mag u een punt of een komma gebruiken.

NAVIGATIE DOOR DE INVULVELDEN

U kunt de muisklik gebruiken, maar met de Enter-toets of de Tab-toets gaat u ook naar een volgend veld.

Naar Index

Alle printopdrachten gaan naar de printer die in Windows als Standaard printer is ingesteld.

PAPIERSOORT

Het hele programma gaat er van uit dat u een printer gebruikt met een invoer bak voor losse A4 vellen.

Ook voor etiketten gebruikt u losse A4 vellen met daarop 3 kolommen en 8 rijen etiketten.

Zonder randjes rondom de etiketten. De etiketten liggen dus tegen elkaar aan. Formaat: 70 x 37 mm.

Voor het bedrukken van acceptgiro's zijn er 2 mogelijkheden:

1: Nota met aangehechte acceptgiro samen A4 formaat.

2: 3 acceptgiro's op één los vel 21 cm breed en samen 30.48 cm (12 inch) lang.

Hier bij kan de printerinstelling gewoon op A4 blijven staan. Het programma zorgt voor correcte papierwisseling.

3: 3 acceptgiro's per 12 inch op kettingformulieren.Deze mogelijkheid wordt met ingang van versie 8.0 niet meer ondersteund.

Heeft u nog deze formulieren in voorraad. Scheur ze dan per 3 van de stapel. Haal de kettingranden eraf. Ga verder als bij 2.

Naar Index

ADMIN INSTELLINGEN

Via de menukeuze Bestand - Instellingen krijgt u een scherm waarop u éénmalig een aantal zaken vastlegt. Om Linkermarge en Bovenmarge van de adressering

in te stellen selecteert u eerst 1 lid, gaat dan naar Leden - Afdrukken - Mailing om een proef afdruk te maken; vervolgens kijkt u of het in de vensterenvelop past.

Zonodig past u Linker of Bovenmarge aan. De instelling geldt ook voor de nota-afdruk.

In de kop boven ledenlijsten staat normaal het woord 'Ledenlijst' u kunt dit tijdelijk vervangen door hier een andere tekst in te vullen.

LEDEN - AFDRUKKEN - MAILING

Hiermee kunt u drukwerk op A4-formaat voorzien van adressen van de leden. Zie eerst hierboven bij Instellingen.

LEDEN - AFDRUKKEN - ETIKETTEN

Het type etiket dat u nodig heeft is 3 kolommen en 8 rijen etiketten op 1 A4 vel.

Wilt u een adresetiket van één lid maken dan drukt u op het printerknopje in de onderbalk.

Zowel bij het afdrukken van één etiket als bij het afdrukken van meerdere etiketten, kunt u kiezen op welke plaats op het blad u begint te drukken.

Dit maakt het mogelijk een aangebroken blad eerst te gebruiken; daarna volgen de nieuwe bladen.

Het programma onthoudt waar het de vorige keer geëindigd is.

Deze onthoudfuntie werkt alleen maar goed als de printerinstelling "Laatste pagina eerst afdrukken" is uitgeschakeld.

Naar Index

Dit programma is geschreven door:

Hessel Huismans

De Syl 10

8621 BS HEEG

tel 0515 442711

e-mail hessel@huismans24.nl

Dit programma is gratis en mag door niemand verkocht worden.

Verwijderen van Admin+ doet u via het Windows Configuratie Scherm.

Kies Software bij XP of Programma's bij Vista of Windows7.

Kies: Programma's Wijzigen of Verwijderen,

klik op Admin+, klik op Verwijderen.

Treft u hier geen Admin+ aan dan heeft u de Stand Alone Versie.

Deze versie kan gewoon verwijderd worden door de map waarin

Admin.exe staat te

verwijderen.

Naar Index

Welke gegevens uit de verschillende bestanden komen op de contributie nota’s terecht?

Hieronder volgen vier vensters waarin gegevens zijn genummerd die u terug vindt op een voorbeeld nota.

Naar de voorbeeld nota. Naar Index

Naar de voorbeeld nota Naar Index

Terug naar 1 2 3, Terug naar 4 5, Terug naar 6 7 8 9, Terug naar 10 11 12.

Naar een voorbeeld zonder BTW Naar Index

Terug Naar Index